绍学院发〔2016〕148号

 

第一章  总  则

 

第一条 为规范审计档案管理，保证审计档案质量，发挥审计档案作用，根据《绍兴文理学院内部审计工作规定》（绍学院发〔2016〕142号）等文件精神，结合学校审计工作实际，制定本办法。

 

第二条 本办法所称审计档案，是指实施学校内部审计工作所形成的具有保存价值的文字、图表、音像等不同形式、载体的历史记录。审计处工作管理中形成的文书档案按照学校档案管理办法管理，不属本办法所称审计档案。

 

审计档案是学校档案的组成部分，主要由财务审计档案、科研（学科）经费审计（会签）档案和工程项目审计档案组成。其中：财务审计档案包括经济责任审计档案、财务收支审计档案、预算执行与决算审计档案、专项资金审计档案、内部控制评审档案等；工程项目审计档案包括工程项目结算自审档案、工程项目委托结算审核档案、工程项目过程审计档案。

 

第三条 本办法所称审计档案管理，是指学校依据有关规定对审计档案进行收集、整理、归档、利用等活动。

 

第四条 学校审计档案管理实行统一领导、集中管理的原则。审计档案按审计项目由主审人员负责收集、整理和立卷。审计处兼职档案管理员负责审计档案的保管和归档。

 

第二章  归档范围

 

第五条 财务审计档案应归档的文件材料主要有：

 

（一）上级领导对审计事项的批示；

 

（二）审计委托书；

 

（三）项目审计计划、审计方案及其调整记录；

 

（四）被审计单位或人员承诺书；

 

（五）审计通知书；

 

（六）审计工作底稿和调查记录；

 

（七）审计报告征求意见稿；

 

（八）被审计单位或人员对审计报告征求意见稿的反馈意见；

 

（九）审计报告正稿和审计结果报告；

 

（十）其他有关材料。

 

第六条 科研经费审计（会签）、学科经费审计档案应归档的文件材料主要有：

 

（一）审计委托书；

 

（二）会签项目的经费收支会签资料或审计项目的审计报告。

 

第七条 工程项目审计档案应归档的文件材料主要有：

 

（一）工程项目结算自审档案

 

1.工程结算审核定案表；

 

2.其他需要存档的资料。

 

（二）工程项目委托结算审核档案

 

1.建设工程造价咨询合同；

 

2.社会中介服务机构出具的工程造价咨询报告书;      

 

3.补充资料等其他有关材料。

 

（三）工程项目过程审计档案

 

1.与社会中介服务机构签订的过程审计服务合同；

 

2.社会中介服务机构出具的工程造价咨询报告书；

 

3.审计处的审核意见、社会中介服务机构的评审意见以及工程建设管理部门提交的送审资料（如支付申请书、产值报表、工程施工变更联系单等）；

 

4.其他有关材料。

 

第三章  收集和整理

 

第八条 财务审计档案按项目分别进行立卷，一个审计项目可装订成一册或若干册，不得将几个审计项目合并订为一册。对跨年度的审计项目，在审计项目终结年度立卷。

 

第九条 财务审计档案内的文件材料按结论性文件材料、证明性文件材料、立项性文件材料、其他备查文件材料四个单元进行排列。

 

（一）结论性文件材料，如审计报告正式稿、被审计单位反馈意见、审计报告征求意见书、审计报告征求意见稿、审定审计报告的会议纪要、审计处理意见、审计文书送达回证等；

 

（二）证明性文件材料，如承诺书、审计证据、审计工作底稿、审计调查记录等；

 

（三）立项性文件材料，如审计实施方案、项目审计计划、审计通知书、审计委托书等；

 

（四）其他文件材料。

 

第十条 财务审计案卷内每份或每组文件之间的排列顺序是：

 

（一）正件在前，附件在后；

 

（二）定稿在前，修改稿在后；

 

（三）批复在前，请示在后；

 

（四）批示在前，报告在后；

 

（五）重要文件在前，次要文件在后；

 

（六）汇总性文件在前，原始性文件在后。

 

第十一条 财务审计项目一经实施，立卷责任人应及时收集本项目的文件材料，审计终结时，立卷责任人应对本项目形成的全部文件材料进行整理，鉴别和取舍，并按立卷的方法和规则进行组卷，经审计组长复查后依照有关规定进行案卷的编目和装订。

 

第十二条 科研经费审计（会签）档案按年度立卷，按工作完成时间顺序装订成册。

 

第十三条 工程项目审计档案按类别实行分类管理，具体为：

 

工程项目结算自审档案按年度立卷，按工作完成时间顺序装订成册。

 

工程项目委托结算审核档案按工程项目分别进行立卷，对跨年度的审计项目，在审计项目终结年度立卷。

 

工程项目过程审计档案按工程项目和施工单位分别进行立卷，一个审计项目可装订成一册或若干册，不得将几个审计项目合并订为一册。对跨年度的审计项目，在审计项目终结年度立卷。

 

第四章   归档和利用

 

第十四条 审计处兼职档案管理员应根据学校相关档案管理规定及时向学校档案馆办理移交归档，学校档案馆按照案卷目录进行验收，整理后归入学校档案管理。负责收集和整理的主审人员应提前将审计档案移交给审计处兼职档案管理员。

 

第十五条 审计档案的保管期限按《绍兴文理学院文件材料归档范围和档案保管期限规定》的有关规定执行。

 

第十六条 学校内部人员查阅（借阅）审计档案，校档案馆按照馆藏档案查阅（借阅）相关规定办理。若审计档案还未移交校档案馆的，审计档案保管人员应做好查阅（借阅）登记手续。

 

校外单位、个人需要查阅审计档案或者要求出具审计档案证明的，应办理相关申请手续，经校审计处负责人和分管校领导同意后，方可查阅或提供相关服务。

 

第五章  附  则

 

第十七条 由校审计处负责解释。

 

第十八条 本办法经2016年第9次校长办公会议讨论通过，自发文之日起施行。

 

 

绍兴文理学院      

 

2016年7月14日    

 

 

绍兴文理学院院长办公室                          2016           年7 月15 日 印发